Rất đơn giản, hãy đảm bảo rằng người dùng không để tài khoản Gmail, Google Drive và Google Photos của mình không hoạt động trong hơn hai năm. Điều này được Google nêu trong thông báo cho biết những người không sử dụng các chức năng Gmail, Google Drive và Google Photos của họ trong hơn 2 năm sẽ bị xóa nội dung khỏi máy chủ. Chính sách này sẽ có hiệu lực vào ngày 1/6/2021 và có hiệu lực vào ngày 1/6/2023 .

Hơn nữa, nếu việc sử dụng dung lượng của người dùng vượt quá giới hạn dung lượng lưu trữ (15 GB) trong 2 năm liên tiếp, Google cũng có quyền xóa nội dung trong Gmail, Drive và Google Photos. Về mặt kỹ thuật, người dùng có hai hướng phải xử lý gồm: 

- Không rời khỏi tài khoản Google (Gmail, Drive hoặc Google Photos) trong hai năm.

- Không vượt quá giới hạn bộ nhớ (15 GB).

Theo thông báo, các dịch vụ cần quan tâm là Gmail, Google Drive (bao gồm tài liệu Google Docs, Sheets, Slides, Drawings, Forms và Jamboard) và Google Photos, tất cả đều yêu cầu không gian máy chủ để lưu trữ dữ liệu người dùng. Miễn là người dùng đã sử dụng một trong các dịch vụ này trong vòng 2 năm, họ sẽ không bị ảnh hưởng bởi chính sách. Theo chính sách hiện tại của Google, mỗi tài khoản Google cung cấp 15 GB dung lượng lưu trữ miễn phí. Người dùng có thể mua tư cách thành viên Google One để tăng hạn ngạch dung lượng của họ.

Cách dễ nhất để giữ cho tài khoản Google hoạt động là thường xuyên truy cập các dịch vụ như Gmail thông qua ứng dụng hoặc web. Google cho biết sau ngày 1/6/2021, nếu người dùng có các dịch vụ không hoạt động hoặc chiếm dụng vượt quá giới hạn trên, Google sẽ gửi email nhắc nhở và thông báo trước. Nếu muốn xóa bất kỳ nội dung nào, người dùng sẽ được thông báo trước theo cách này.

Ngay cả khi một hoặc nhiều dịch vụ trên không hoạt động hoặc việc sử dụng vượt quá giới hạn trên của dung lượng lưu trữ và nội dung bị xóa, người dùng vẫn có thể đăng nhập vào các dịch vụ này. Chính sách sẽ không ảnh hưởng đến người dùng Google Workspace, G Suite Education Edition, và G Suite phi lợi nhuận.